Prowadzenie szkoleń językowych w firmie to zwykle projekt długoterminowy, w którego organizację, a potem realizację zaangażowanych jest zazwyczaj wiele osób. Wiadomo też, że jest to przedsięwzięcie wymagające zabezpieczenia określonych środków w budżecie przedsiębiorstwa, ponieważ może być w pełni lub częściowo finansowane przez pracodawcę. Już na etapie jego projektowania warto więc poświęcić mu więcej czasu, tak aby potem móc je sprawnie i skutecznie przeprowadzić. Na co zatem należy zwrócić szczególną uwagę i dlaczego?
Spis treści:
Analiza potrzeb
Poznanie oraz dogłębna analiza faktycznych potrzeb firmy i pracowników oddelegowanych na szkolenie to chyba najbardziej istotny aspekt organizacji każdego projektu językowego. Zawsze należy od tego zacząć, ponieważ umożliwi to wybór najlepszej formy nauki oraz personalizację treści zawartych w programie nauczania, ułatwi dobór odpowiedniej kadry lektorskiej, a także będzie mieć istotny wpływ na selekcję właściwych materiałów szkoleniowych.
Rzetelnie przeprowadzona analiza potrzeb w formie konkretnych pytań (otwartych lub zamkniętych), które są ściśle dopasowane do specyfiki, branży czy struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa dadzą nam pewność, że zaproponowane rozwiązanie będzie optymalne i korzystne dla tego właśnie partnera biznesowego. Dobrze zrobiona analiza potrzeb to również punkt wyjścia do wszelkich kluczowych ustaleń, baza do negocjacji warunków współpracy oraz podstawa zapisów końcowych w umowie, więc warto poświęcić jej odpowiednio dużo czasu i uwagi.
Kwestie organizacyjne
Kolejny istotny element projektu szkoleniowego to oczywiście kluczowe kwestie organizacyjne, w skład których wchodzą między innymi następujące zagadnienia:
forma zajęć (stacjonarne czy online),- łączny wymiar szkolenia (całkowita liczba godzin),
- długość jednostki (45, 60 czy 90 minut),
- częstotliwość spotkań (raz czy dwa razy w tygodniu),
- terminy i godziny lekcji (poranne czy popołudniowe),
- podział uczestników pod względem poziomu znajomości języka obcego (początkujący, średnio zaawansowani, czy zaawansowani),
- wielkość grup szkoleniowych (minimalna i maksymalna liczba osób),
- dobór i specjalizacja lektorów (polski czy native speaker, ze znajomością poszczególnych branż)
- preferencje kursantów co do określonych treści czy umiejętności językowych, które są dla nich najbardziej pożądane w środowisku pracy lub poza nim.
forma zajęć (stacjonarne czy online),Kwestie organizacyjne w firmie, takie jak dostępność, pojemność i wyposażenie sal szkoleniowych czy możliwości technologiczne dostępne dla kursantów, będą w dużej mierze determinowały sposób, w jaki zostanie przeprowadzone szkolenie językowe, zatem muszą one wybrzmieć jednoznacznie już na wstępnym etapie rozmów z klientem.
Cele szkolenia
Wyznaczenie jednego, głównego celu strategicznego szkolenia językowego (np. podniesienie kompetencji komunikacyjnych pracowników w firmie) czy określenie konkretnych celów SMART dla poszczególnych grup, odrębnych dla różnych działów czy stanowisk pracy, to rzecz zasadnicza. Bez niej trudno jest mówić o skutecznym zwrocie z inwestycji, którą z pewnością są kursy językowe organizowane przez pracodawców dla pracowników.
Zarówno organizator projektu (firma), jak i uczestnicy szkolenia (pracownicy), oraz osoby prowadzące zajęcia (lektorzy) muszą od samego początku szczegółowo wiedzieć, jakie założenia im przyświecają, jak będzie wyglądał i przebiegał cały proces nauki, jakie konkretne wymagania (zawodowe czy osobiste) będą musieli spełnić, żeby osiągnąć określone i wymierne rezultaty, a także osobistą satysfakcję z czynionych postępów.
Metodyka, narzędzia i materiały szkoleniowe
Wybór odpowiedniej metody nauczania (bezpośredniej czy komunikatywnej), dopasowanie form pracy (indywidualnej, w parach czy grupowej), dobór nowoczesnych narzędzi edukacyjnych (platforma e-learningowa, aplikacje na smartfona czy komunikator internetowy) oraz wyselekcjonowanie właściwych materiałów szkoleniowych (podręcznik kursowy z ćwiczeniami, materiały specjalistyczne czy niezbędne pomoce dydaktyczne) to kolejne istotne czynniki determinujące efektywność projektu językowego. Jeśli bowiem zastosuje się błędne podejście metodyczne (np. gramatyczno-tłumaczeniowe) czy źle dobierze treści leksykalno-gramatyczne bądź szkoli się niewłaściwe sprawności językowe (czytanie ze zrozumieniem zamiast mówienia lub pisanie zamiast rozumienia ze słuchu), to uczestnicy szkolenia nie tylko nie widzą sensu uczenia się czegoś nieadekwatnego do ich potrzeb czy wręcz bezużytecznego, ale również nie identyfikują się z założeniami i celami kursu, a także nie robią najczęściej oczekiwanych postępów, a czasami nawet czują niezadowolenie czy frustrację i dlatego dość szybko rezygnują z uczestniczenia w kursie językowym.
Komunikacja
Przejrzysta i szczegółowa komunikacja z uczestnikami odgrywa bardzo istotną rolę w procesie organizacji oraz prowadzenia szkolenia językowego. Dorośli kursanci potrzebują wielu istotnych informacji, które powinny być im przekazywane w odpowiednim czasie (na bieżąco lub ze stosownym wyprzedzeniem), tak aby byli świadomi wszelkich obowiązujących reguł i wymogów dotyczących uczestnictwa w projekcie, czyli żeby mieli określony cel, rozumieli zasady uczestniczenia, znali harmonogram spotkań, byli informowani o ewentualnych zmianach w odpowiedniej chwili, aby móc się do nich dostosować, oraz żeby mieli poczucie współodpowiedzialności za kurs, w którym biorą udział. Dlatego też ważne jest, aby być w stałym kontakcie z kursantami, informować ich w sposób wyczerpujący o terminach zajęć, warunkach udziału, planowanych przerwach, datach testów, skali ocen i kryteriach ewaluacji postępów, odwołanych lub przeniesionych lekcjach czy zastępstwach. Brak stałej i rzeczowej komunikacji na linii organizator – uczestnik szkolenia prowadzi do dezinformacji, rodzi chaos oraz negatywnie wpływa nie tylko na frekwencję i aktywność na zajęciach, ale i na zaangażowanie wszystkich stron w proces nauki.
Motywacja
Zarówno zewnętrzna (czyli ta płynąca od pracodawcy i lektora), jak i wewnętrzna (indywidualna, pochodząca od pracownika) motywacja ma ogromne znaczenie i pełni bardzo ważną funkcję w powodzeniu przedsięwzięcia, jakim jest nauka języka obcego. Jest ona siłą napędową skutecznego działania, czynienia postępów i osiągania wyników.
Determinacja i konsekwencja umożliwiają uzyskiwanie konkretnych rezultatów, a tym samym dają ogromną satysfakcję. Dlatego też wspieranie motywacji u uczestników na zajęciach i poza salą szkoleniową to podstawa, ale i nie lada zadanie zarówno dla organizatorów, jak i lektorów prowadzących spotkania. Wszelkiego rodzaju programy motywacyjne oraz lojalnościowe, dodatkowe materiały i angażujące ćwiczenia, grywalizacja czy wyzwania językowe sprzyjają utrzymaniu motywacji na odpowiednim poziomie, co przekłada się kolejno na poczucie satysfakcji i na wysokie wyniki uzyskiwane w testach końcowych.
Ankieta satysfakcji
Na zakończenie projektu językowego warto przeprowadzić wśród uczestników ankietę satysfakcji po to, aby sprawdzić, jak uczestnicy oceniają szkolenie, czy było ono efektywne, czy spełniło oczekiwania kursantów oraz założenia programowe co do formy, treści i sposobu jego organizacji.
Uzyskane wyniki w formie informacji zwrotnej pozwolą na otrzymanie istotnych danych, które będą miały ogromny wpływ na kształt i zawartość merytoryczną projektowanych w przyszłości kursów. Dzięki nim pracodawca będzie w stanie jeszcze lepiej dopasować ofertę szkoleń do faktycznych potrzeb, oczekiwań czy zainteresowań pracowników. Dlatego też ankieta oceny szkolenia jest bardzo ważnym narzędziem podsumowującym wysiłek wszystkich osób biorących udział w jego stworzeniu i przeprowadzeniu.
Reasumując, szkolenie językowe organizowane przez pracodawcę dla pracowników to realne wyzwanie na miarę każdej firmy, które może okazać się pełnym sukcesem, jeśli tylko na etapie przygotowań, a potem w trakcie jego realizacji weźmie się pod uwagę kilka kluczowych elementów, które w istotny sposób będą rzutowały na jego powodzenie.
Począwszy od przeprowadzenia wnikliwej analizy potrzeb, poprzez doprecyzowanie wszelkich kwestii merytorycznych stanowiących bazę szkolenia, zapewnienie właściwej organizacji i komunikacji z uczestnikami, stosowanie odpowiednich form motywacji i aktywne wspieranie zaangażowania kursantów w proces nauki, a zakończywszy na uzyskaniu szczegółowej informacji zwrotnej po zakończeniu projektu, możemy mieć pewność, że dołożyliśmy wszelkich starań, aby kurs języka obcego spełnił swoją funkcję i jednocześnie przyniósł wymierny zwrot z inwestycji. Jeśli nawet pojawiły się jakieś drobne niedociągnięcia koncepcyjne czy organizacyjne, to dzięki nabytemu doświadczeniu i zdobytej wiedzy w przyszłości zapewne uda się je skutecznie wyeliminować już na wstępnym etapie projektowania założeń projektu językowego.