Relokacja pracownika – co trzeba wiedzieć?

Relokacja od strony pracownika – korzyści

Relokacja to po prostu zmiana miejsca zamieszkania związana z przyczynami zawodowymi. Dla niektórych pracowników jest bardzo pożądana, ponieważ pragną oni przenieść się do większego miasta lub ciekawego kraju. Dodatkową zachętę mogą stanowić dla nich atrakcyjny pakiet relokacyjny i przeprowadzka wraz z rodziną.

Relokacja to szansa na rozwój zawodowy i osobisty. Przeniesienie do nowej lokalizacji daje możliwość zdobycia cennych doświadczeń i umiejętności, które mogą przyspieszyć awans w strukturze firmy.

Pracownicy relokowani często mają okazję pracować nad ważnymi projektami i zbliżyć się do strategicznych decyzji firmy. To zwiększy ich wpływ na organizację. Relokacja pozwala na poznanie nowych kultur i języków, budując wartość pracownika na rynku pracy.

Wyzwania związane z relokacją

Relokacja to skomplikowany proces, wymagający współpracy pracownika z pracodawcą. Wszystkie kroki organizacyjne powinny być podejmowane dopiero po formalnej rozmowie, podczas której pracownik wyrazi zgodę na przeniesienie. Warunek ten obowiązuje zarówno przy relokacji wewnątrz firmy, jak i przy przeprowadzce do innego kraju.

Relokacja wiąże się z różnymi kosztami, w skład których wchodzą m.in. wydatki na transport mienia, opłaty za przeprowadzkę, wynajem nowego mieszkania oraz koszty wiz i pozwoleń na pracę.

Firmy często oferują pakiety relokacyjne. Mogą to być jednorazowe dodatki relokacyjne, zwrot kosztów przeprowadzki, a nawet pokrycie kosztów wynajmu mieszkania przez pierwsze kilka miesięcy. Niektóre organizacje oferują także wsparcie finansowe związane z adaptacją dzieci pracownika do nowych szkół. Dobrze zaplanowany pakiet relokacyjny zmniejsza stres finansowy.

Relokacja to duże wyzwanie emocjonalne. Pracownik musi opuścić znajome środowisko, przyjaciół i rodzinę. Przystosowanie się do nowego miejsca, kultury i pracy wywołuje poczucie osamotnienia i dezorientację. Relokowana osoba może potrzebować wsparcia psychologicznego i programu mentoringowego.

Przeprowadzka z rodziną do innego kraju niesie ze sobą dodatkowe wyzwania. Konieczność zmiany szkoły dla dzieci, znalezienie nowej pracy dla partnera oraz adaptacja do nowego otoczenia są źródłem stresu dla wszystkich jej członków.

Relokacja pracownika – względy prawne

Najczęściej stosowaną metodą oddelegowania pracownika za granicę jest zawarcie porozumienia, w którym określa się nowe miejsce świadczenia pracy. Powinny znaleźć się w nim:

• okres oddelegowania,
• zakres obowiązków (stanowisko),
• wynagrodzenie i inne świadczenia,
• zasady rozliczania czasu pracy i naliczania urlopów,
• informacje o opiece medycznej, ubezpieczeniu, udostępnieniu samochodu służbowego i mieszkania.

Oddelegowany pracownik pozostaje związany kontraktem z polską spółką. Obowiązki związane z PIT-em i ZUS-em leżą po stronie polskiego pracodawcy. Ponadto może się okazać, że polska firma będzie musiała zarejestrować się jako płatnik za granicą oraz odprowadzać tam podatki lub składki na ubezpieczenia społeczne.

Niektóre firmy wybierają model oddelegowania poprzez zawarcie lokalnego kontraktu za granicą. W takim przypadku zagraniczna spółka staje się formalnym pracodawcą i to ona przejmuje obowiązki związane z podatkiem dochodowym i ubezpieczeniami społecznymi.

Lokalny kontrakt zagraniczny będzie odpowiedni, gdy wysyłasz pracownika do innej spółki w grupie. W przypadku świadczenia usług dla zagranicznego kontrahenta bardziej odpowiednie może być wysłanie pracownika w ramach polskiego kontraktu.

Oddelegowanie pracownika za granicę

Jeśli pojawi się taka potrzeba organizacyjna, pracownik może być przeniesiony do innej firmy, powiązanej z jego obecnym pracodawcą. Taki transfer wymaga zgody trzech stron: pracownika, dotychczasowego pracodawcy i nowego pracodawcy. W tym celu należy sporządzić szczegółową ochronę, która chroni interesy wszystkich stron, i zapewnić pracownikowi wszystkie uzgodnione korzyści. Ważne jest, aby dokładnie określić czas, przez jaki pracownik będzie pracował dla nowego pracodawcy, oraz warunki jego powrotu do poprzedniej firmy lub przeniesienia na inne stanowisko.

Podczas trwania tego okresu pracownik jest na urlopie bezpłatnym u swojego dotychczasowego pracodawcy, a wynagrodzenie wypłaca nowy pracodawca. Zgodnie z artykułem 1741 §1 Kodeksu pracy, za zgodą pracownika pracodawca może udzielić takiego urlopu, który wlicza się do okresu pracy.

Przeniesienie pracownika do innego kraju UE podlega także przepisom unijnym, które zapewniają swobodny przepływ pracowników. Dyrektywa 2018/957 nakłada obowiązek zapewnienia pracownikowi wszystkich warunków zatrudnienia obowiązujących w kraju, do którego jest przenoszony, jeśli relokacja trwa dłużej niż 12 miesięcy (lub 18 miesięcy przy odpowiednim zgłoszeniu).

Pracodawca musi także zwrócić pracownikowi koszty podróży, wyżywienia i zakwaterowania, a te wydatki nie mogą być odliczane od wynagrodzenia. Co najważniejsze, pracownicy relokowani muszą otrzymywać wynagrodzenie zgodnie z przepisami kraju, do którego zostali przeniesieni. To oznacza, że ich pensja będzie ustalana na podstawie prawa pracy obowiązującego w nowym miejscu pracy.