Jak napisać dobry e-mail po angielsku?

Formalny e-mail po angielsku – struktura

Nasza wiadomość, tak jak list tradycyjny, powinna składać się z trzech wyraźnych części: wstępu, rozwinięcia i zakończenia. Każdą z nich należy umieścić w osobnym akapicie. Jest to szczególnie ważne w przypadku e-maili formalnych.

E-mail po angielsku – wstęp

E-mail po angielsku należy rozpocząć nagłówkiem. Jego wygląd zależy od tego, do kogo piszemy (czy jest to list formalny, czy nieformalny). Najlepiej, jeśli jest on spersonalizowany i zawiera imię osoby, do której adresujemy naszą wiadomość. Możemy wykorzystać jeden z poniższych zwrotów:

• Dear Mrs. + nazwisko adresatki – Szanowna Pani – gdy piszemy do kobiety zamężnej.
• Dear Ms. + nazwisko adresatki – Szanowna Pani – gdy zwracamy się do kobiety (zamężnej bądź niezamężnej). Zwrot ten jest szczególnie przydatny, kiedy nie mamy informacji o stanie cywilnym odbiorcy wiadomości.
• Dear Miss + nazwisko adresatki – Szanowna Pani – gdy zwracamy się do kobiety niezamężnej.
• Dear Mr. + nazwisko adresata – Szanowny Panie – gdy zwracamy się do mężczyzny.

Nieznany adresat

Nie zawsze jednak wiemy, do kogo dokładnie piszemy. Zawsze warto spróbować znaleźć taką informację. Spersonalizowana wiadomość ma większe szanse, żeby zostać przeczytana. Jeśli jest to jednak niemożliwe, powinniśmy wybrać jedną z przedstawionych poniżej opcji:

• Whom it may concern – używamy tego zwrotu, gdy zwracamy się do grupy adresatów lub adresata, o którym nic nie wiemy
• Dear Sir or Madam lub Dear Sir/Madam – możemy tak napisać, gdy kierujemy naszą wiadomość do jednej osoby, ale nie znamy jej płci

W przypadku, gdy nie znamy nazwiska naszego odbiorcy, ale wiemy, jakie stanowisko zajmuje w swojej firmie, warto je wykorzystać. Można to zrobić za pomocą jednego z poniższych przykładów:

• Dear Sales Manager – gdy zwracamy się do dyrektora sprzedaży
• Dear Recruting Manager – gdy zwracamy się do kierownika działu rekrutacji
• Dear Customer Service Representative – gdy zwracamy się do przedstawiciela działu obsługi klienta

Jeśli nie znamy adresata, warto jest się na początku przedstawić, tak aby wiedział on, kim jesteśmy. W tym celu możemy zastosować któryś z poniższych zwrotów:

• My name is… – Nazywam się…
• I hope this e–mail finds you well. – Mam nadzieję, że wszystko u Pana/Pani w porządku. – jest to formalny odpowiednik zapytania się o samopoczucie
• Thanks for getting back. – Dziękuję za odpowiedź – tego zwrotu użyjemy, jeśli nasza wiadomość jest kontynuacją wcześniejszej konwersacji

Kontakt z polecenia

Jeśli dostaliśmy kontakt do naszego adresata od innej osoby, warto jest zaznaczyć tę informację w wiadomości. Możemy to zrobić w ten sposób:

• Your contact was given to me by… – Otrzymałem Pańskie dane kontaktowe od…
• My colleague, (name), suggested that I write to you. – Mój kolega (imię) zasugerował, abym napisał do Państwa.

E-mail po angielsku – rozwinięcie

Na początku naszej wiadomości powinniśmy przedstawić powód, dla którego piszemy. Należy to zrobić jak najbardziej zwięźle (ale zrozumiale). Treść naszego e-maila będzie się znacznie różnić w zależności od jego celu. Inaczej będzie wyglądał, gdy chcemy poinformować o pewnym wydarzeniu, a inaczej, kiedy prosimy o pomoc w wykonaniu zadania.

Nawiązanie do poprzedniego kontaktu

Jeśli nasz e-mail jest odpowiedzią na wcześniejszą wiadomość, warto się do niej odnieść we wstępie. Ułatwi to naszemu adresatowi zorientowanie się w sytuacji. Możemy wykorzystać te przydatne zwroty:

• I am writing in response to your e–mail. – Piszę w odpowiedzi na Pana/Pani e-mail.
• In reply to your e–mail… – W odpowiedzi na Pana/Pani e-mail…
• In reply to your query… – W odpowiedzi na Pana/Pani prośbę…
• I wonder if you remember… – Zastanawiam się, czy Pan/Pani pamięta…
• Following our phone conversation… – W nawiązaniu do naszej rozmowy telefonicznej…
• Thank you for getting back to me. – Dziękuję za odpowiedź.

E-mail po angielsku – kategorie

Poniżej znajdziecie przydatne zwroty do wykorzystania w tej części wiadomości. Zostały one podzielone na kategorie w zależności od celu, w którym piszemy.