Mapa procesu – co to jest?

Mapowanie procesów

Mapa procesu pozwala menedżerom i inżynierom zrozumieć każdy element procesu produkcyjnego i logistycznego. Przykładowo, w fabryce produkującej samochody może ujawnić, że komponenty są niepotrzebnie przemieszczane między różnymi halami, co wydłuża czas produkcji i zwiększa koszty. Przeanalizowanie i optymalizacja procesu z użyciem mapy eliminuje marnotrawstwo i skraca cykl produkcji.

Duże przedsiębiorstwa potrzebują powtarzalnych i konsekwentnych procesów. Mapa procesu sprawi, że każdy pracownik, niezależnie od zmiany i lokalizacji, będzie wykonywać zadania w identyczny sposób. To redukuje błędy i poprawia jakość produktu.

Zastosowanie map procesów nie ogranicza się jednak tylko do identyfikacji problemów. Pozwala również na ciągłe doskonalenie i innowacje. Zespoły na jej podstawie mogą proponować nowe rozwiązania i usprawniać przepływ pracy.

Jak wygląda mapa procesu?

Mapa procesu składa się z kilku elementów, które wspólnie tworzą pełny obraz procedur i działania organizacji.

Etapy

Każdy proces można podzielić na etapy, które są głównymi fazami pracy. Każdy z nich jest zaznaczony na mapie jako osobna sekcja lub kolumna i pomaga wizualnie oddzielić różne części procesu.

Zadania

W ramach każdego etapu wykonujemy konkretne zadania. To one stanowią główną część mapy procesu. Zadania są reprezentowane przez bloki lub kształty (często prostokąty) połączone strzałkami pokazującymi kierunek przepływu pracy.

Decyzje

Wiele procesów wymaga podejmowania decyzji, które zmieniają przepływ pracy. Zwyczajowo oznacza się je jako romby ze znakiem zapytania. Można na nie odpowiedzieć tak/nie lub dokonać wyboru między różnymi opcjami.

Przykładem może być kontrola jakości, gdzie odpowiedź na pytanie „Czy produkt spełnia standardy?” decyduje o tym, czy produkt idzie dalej do etapu pakowania, czy wraca do poprawek.

Połączenia

Strzałki łączące poszczególne kształty pokazują przepływ informacji, materiałów i zadań między poszczególnymi etapami i zadaniami. Dzięki nim łatwo zauważyć zależne od siebie czynności i to, jak logistyka wewnętrzna wpływa na cały proces.

Wejścia i wyjścia procesu

Każde zadanie w procesie ma swój punkt wejścia (surowce, informacje i polecenia startowe) i wyjścia (gotowe produkty, raporty i wyniki operacji). Mapowanie pozwala na szczegółową analizę każdego zadania i jego skuteczności.

Często na mapach procesów dodaje się informacje o tym, kto jest odpowiedzialny za dane zadania. Może to być przedstawione poprzez dodanie w odpowiednim miejscu inicjałów, nazwisk lub nazw stanowisk.

Symbole mapy procesu – uszczegółowienia wskazanych elementów

Aby stworzyć dobrą mapę procesu, naucz się właściwie używać standardowych symboli z języka UML. Oto przewodnik po najważniejszych symbolach, które mogą Ci się przydać:

Proces – symbol prostokąta reprezentuje konkretne działanie, zadanie lub operację, które muszą zostać wykonane. Jest to fundamentalny element każdej map. Pokazuje, co dokładnie powinno się zdarzyć, aby proces mógł ruszyć dalej.

Opóźnienie – prostokąt z falistymi bokami wskazuje na okres oczekiwania lub opóźnienie, które występuje w procesie.

Procedura podrzędna – prostokąt z podwójnymi krawędziami wskazuje na złożone zadania, które są częścią większego procesu.

Przygotowanie – symbol startowy, najczęściej romb. Pokazuje, co musi się zdarzyć jako pierwsze w procesie.

Strzałka/linia łącząca – pokazuje kierunek od jednego zadania do kolejnego.

Terminator – oznacza punkt startu lub końca procesu. Używa się go do oznaczania wejść lub wyjść z procesu. Wizualnie przedstawiany jest jako elipsa lub okrąg.

Decyzja – romb, od którego zwykle wychodzą strzałki z etykietami „tak” lub „nie”. Wskazuje różne ścieżki działania w zależności od podjętej decyzji.

Dane wejściowe/wyjściowe – określają informacje lub obiekty wchodzące do procesu i wychodzące z niego.

Dokument – symbolizuje etap w procesie, na którym powstaje dokumentacja.

Przechowywane dane – wskazuje miejsce w procesie, gdzie dane są zapisywane lub tymczasowo przechowywane.

Baza danych – dotyczy wyboru danych przechowywanych w strukturze.

Mapy procesów – zasady tworzenia

Przestrzeganie określonych zasad sprawia, że skuteczna mapa procesu wygląda czytelnie.

Procesy na mapie powinny być rysowane od lewej do prawej. To uniwersalne podejście pozwala na intuicyjne śledzenie przepływu i jest zgodne z naturalnym sposobem czytania w wielu kulturach.

Każda mapa procesu musi mieć jasno określone miejsca startu i zakończenia oznaczone specjalnymi symbolami. To pozwala zrozumieć, gdzie proces się zaczyna i kończy, oraz eliminuje zamieszanie.

Wszystkie elementy na mapie (symbole zadań, decyzji itp.) powinny być połączone strzałkami. Strzałki wskazują kierunek przepływu procesu i są niezbędne do prawidłowego odczytania mapy. Kierunek strzałek musi być zgodny z faktycznym przepływem działań w procesie.

Unikaj rysowania schematu na kilka stron – mapa powinna być możliwie najbardziej zwarta. Podział diagramu na wiele stron prowadzi do nieporozumień. Schemat powinien być prosty i zrozumiały. Skomplikowane detale odciągają uwagę od głównego przekazu. Trzymaj się zasady, że mniej znaczy więcej.

Jasno zaznacz granice analizowanego procesu. W schemacie zawsze powinno być widoczne najważniejsze miejsce procesu. To pomaga szybko zorientować się w najistotniejszych punktach mapy.

Zastanów się nad stopniem szczegółowości mapy. Prostsze mapy są lepsze, gdy chcesz przedstawić ogólne zasady funkcjonowania procesu. Gdy diagram służy do diagnozowania problemów lub wdrażania nowych produktów, umieść więcej szczegółów.